Ефективне планування. Як планувати свій день так, щоб залишалося місце відпочинку?

---

Чи знайома вам ситуація, коли день пройшов, а ви буквально не можете згадати жодної важливої справи, яку ви зробили? Звісно, ви працювали, у вас були важливі дзвінки чи інші дрібні речі, але це все, що ви пам’ятаєте про цей день. Це все відбувається через неправильне планування дня та розстановку пріоритетів. В цій статті ми дамо вам декілька важливих порад, як планувати свій день так, щоб все встигати, вкладатися в терміни та відпочивати. Поїхали!

Чому я нічого не встигаю?

Є декілька основних чинників, чому ви працюєте багато, але не встигаєте нічого. Ось вони.

Перемикаєтесь з однієї задачі на іншу, не доводячи жодну до кінця

Припустимо, ви працюєте над звітом. Тут вам написав колега і попросив приділити час його проблемі. Ви вже покинули звіт і почали займатися проблемою колеги. Коли ви займалися проблемою колеги, виявили, що у вас не працює Microsoft Word і його потрібно завантажити заново. І звісно, ви починаєте завантажувати програму, адже на даний момент це здається найважливішим, тому що потім ви про це забудете. Як наслідок, в кінці дня ви залишаєтесь с горою початих та незавершених справ, які маєте переносити на завтра. А завтра нових задач з’явиться не менше…

У вас відсутні адекватні дедлайни

Є одна мудрість невідомого автора “Якщо у задачі немає терміну виконання, вона не буде виконана ніколи”. І часто це дійсно так. Мозок починає думати, що в нього є аж все життя на виконання цієї справи і починає її відкладати.

Також важливо сказати саме про термін “адекватні дедлайни“. Якщо на задачу “записатися до лікаря” відведено цілий тиждень, ви зателефонуєте в останній момент. Або зворотня ситуація: Якщо зазвичай написання звіту у вас займає 3 дні, а вам кажуть це зробити за 3 години. Як результат, ви починаєте стресувати та виконаєте це або дуже неякісно, або не виконаєте зовсім. Крім того, ви не робите інші робочі справи через тривогу та почуття провини, які спровокувала ця задача.

Часто відволікаєтесь

Як тільки прийшло повідомлення, ви одразу на нього відповідаєте або просто переглядаєте, хоча зайняті при цьому зовсім іншим. Як тільки ви згадали, що потрібно замовити щось, ви одразу перемикаєте вкладку та починаєте замовляти. Всі ці маленькі речі, які нам здаються незначним, крадуть дуже багато робочого часу та впливають на продуктивність.

Ставите дуже великі та незрозумілі задачі

Мова йде про такі задачі, як наприклад “Знайти роботу”. Це занадто складна задача для нашого мозку. В ній є дуже багато незрозумілих пунктів, над якими потрібно думати, перед тим як виконувати: де шукати роботу, яку посаду обрати, який рівень зарплатні влаштує, де ваше резюме та чи не потрібно його поновити. Ми дивимось на це в записнику, впадаємо в ступор і говоримо собі “Ця задача досить велика, нічого страшного не станеться, якщо я почекаю ще один день і тоді почну. А поки що в мене безлад в квартирі, піду помию посуд”.

Я думаю, ви здогадались, що тут справа в прокрастинації. Як з нею боротися, ми писали в статті Прокрастинація. Що це за стан та як впоратися з відкладанням справ на потім?

Нераціонально використовуєте маленькі проміжки часу

Є одна цікава особливість нашого мозку. Припустимо, ваш робочий день почався о 10:00, а на 12:00 у вас запланована зустріч. Особливість полягає в тому, що ці дві години ми проведемо в очікувані зустрічі, і нічого значущого робити не будемо. Так влаштовані ми: ми сприймаємо продуктивно лише довгі проміжки часу, які не перериваються. А короткі проміжки ми пропускаємо, які не завжди є короткими. Ще гірша ситуація, коли у вас за один робочий день 2-4 зустрічі по 15 хвилин з перервою між кожною в годину-дві. Максимально непродуктивний день вам забезпечений, хоча з 9 робочих годин на власне зустрічі ви витратите максимум 2.

Те ж саме стосується очікувань в черзі, дороги та інших моментів. Ми занадто знецінюємо цей час, хоча його може бути так багато в нашому житті.

Коли треба планувати день?

Багато хто думає, що краще планувати наступний день з вечора, перед сном. Але це не так. Ввечері у вас немає повної картини наступного дня, а лише власні очікування, які стосуються невиконаних сьогодні справ.

Найкращий час для планування – на початку робочого дня, після перегляду ранкової пошти або отримання розпоряджень від керівника.

Саме в цей момент у вас є повна інформація про об’єм робіт, які потрібно зробити. І перед тим як розпочати роботу, ви приділяєте 15 хвилин, щоб привести задачі до ладу:

• проглядаєте задачі, які не закінчили вчора,
• зпівставляєте їх з новими,
• збираєте все докупи,
• визначаєте пріоритетність задач,
• зазначаєте приблизні проміжки часу на виконання кожної задачі.

Таким чином, у вас вийде найбільш вичерпний план, який ви зможете переглядати та коригувати протягом дня, якщо буде така необхідність (ймовірніше за все, що буде 🙂 )

Що робити зі спонтанними або терміновими задачами?

Часто буває так, що задача незпланована і з’являється посеред дня. Як правило, ця задача ну дууу-же термінова. В такому випадку звісно потрібно коригувати план, але тільки після того, як ви закінчили з задачею, над якою працювали до цього. Ні в якому разі не варто її залишати.

Коригування вашого плану буде виглядати приблизно так:

1. Відкрийте ваш план на день і впишіть туди нову задачу.
2. Порівняйте пріоритетність нової задачі з пріоритетністю всіх інших, які вже були в плані.
3. Зкоригуйте порядок виконання задач.
4. Тільки після цього ви можете продовжувати роботу.

В тому, щоб вписувати нові задачі в план є один дуже важливий нюанс. Ви маєте пам’ятати, що вписуючи нову задачу в план, якась інша з вашого списку не буде виконана сьогодні. Ваш план і робочий день не резинові. Тому ви маєте одразу розуміти, що готові відкласти на завтра. І буде дуже погано, якщо відкладати на завтра ви вирішете свій відпочинок 🙁

Як правильно планувати день? 10 принципів тайт-менеджменту

В цьому розділі подані найважливіші поради, які допоможуть вам правильно планувати свій день. Дотримуючись хоча б декількох з них, ви помітите підвищення вашої продуктивності майже одразу 🙂

1. Записуйте свої думки, замість того, щоб тримати їх в голові

В нашій голові є щось по типу оперативної пам’яті, в якій ми тримаємо всі найближчі події та задачі. Коли ми тримаємо в голові думки про те, щоб не забути комусь зателефонувати або щось купити, наша оперативна пам’ять частково зайнята цим, що не дає нам можливості повністю концентруватися на основній задачі.

Саме тому, будь-яку думку потрібно записувати. Не важливо, як ви будете це робити: замітка на папері або повідомлення собі в месенджерах. Головне, що при цьому ваш мозок зможе розслабитися і тимчасово забути про цю задачу, адже окрім вашої оперативної пам’яті є ще одне місце, де ця інформація зберігається. І це дуже круто працює.

Також дуже круто записувати не лише нагадування про дії, а і інші думки. Наприклад, у вас різко виникла ідея подарунку для друга, або ви згадали, як називається страва, яку б ви хотіли приготувати на вечерю. Записуйте все. Ви будете дуже вдячні собі, коли настане момент скористатися цією інформацією без необхідності знову шукати її в пам’яті.

2. Формулюйте задачі правильно

Формулювання задач грає ключову роль в тому, чи буде ця задача взагалі виконана. Саме тому задача має бути зрозумілою, щоб можна було одразу розпочати її робити, без зайвих думок.

Формулювання задачі повинно містити дієслово “що потрібно зробити?”.

Якщо задачу неможливо вмістити в одне формулювання “що потрібно зробити?”, варто розцінювати це як повноцінний проект, який потрібно опрацювати і поділити на більш короткі, зрозумілі задачі. Спробуйте наступний прийом: замість загального формулювання “підвищити свій дохід” або “переїхати” запишіть в ваш планер першу конкретну дію по цьому проекту (див. ілюстрацію нижче).

3. Зрозумійте різницю між задачами та проектами, не змішуйте їх в своєму планері

Якщо говорити простими словами, задачі – це досить конкретні дії, до яких можна приступити одразу. А проект– це мастабна подія в вашому житті, яка складається з багатьох задач. Перед тим, як працювати над проектом, потрібно обдумати всі кроки, з яких він буде складатися.

Саме тому в плані дня мають бути лише задачі: як самостійні невеликі, так і задачі-частини об’ємних проектів. Самі проекти, наприклад, “знайти роботу” в план дня записувати не варто, адже це не ефективно. Якщо в вас ще немає плану по цьому проекту, внесіть в розпорядок задачу “скласти план пошуку роботи”. Так і мозку буде легше приступити, адже він знає, що потрібно робити, і у вас після складання плану буде краще розуміння того, що потрібно для досягнення мети.

4. Правильно плануйте роботу над проектами

Як ми писали вище, самою першою задачею кожного проекту має бути “скласти план по проекту”. Але яким має бути цей план?

Для початку, складіть швидкий, загальний план з основними контрольними точками, по типу “оновити резюме”, “відгукуватися на вакансії”, “пройти співбесіду”, “влаштуватись на роботу”.

Одразу складати детальний план на весь проект немає сенсу. По-перше, є ризик що ви запрокрастинуєте вже на складанні плану, адже є багато невідомих моментів, які стануть ясніші згодом. А по-друге, ймовірніше за все, цей план потрібно буде коригувати. Адже перед виконанням задач, ви уявляєте проект по одну, а коли починаєте його виконувати, багато нюансів працюють не зовсім так, як ви собі уявляли.

Саме тому вам потрібно скласти загальний план на весь проект і детальний план лише на 1 -ший пункт загального плану.

Далі ви записуєте в задачі пункти плану, який ви склали і розпочинаєте роботу над проектом.

5. Вписуйте робочі та особисті задачі в один план дня

Дуже важливо не створювати окремі списки для робочих і особистих задач. На те є ряд причин. По-перше, коли є декілька списків, ви будете в них губитися, є шанс, що ви можете втратити з поля зору важливі речі. А по-друге, якщо, наприклад, в вас дуже великий список важливих робочих задач, до списку з особистими може навіть не дійти, адже ви будете думати “спочатку закінчу з робочими задачами, і тільки потім зможу переглянути особисті”. Але, на жаль, дуже часто день закінчується раніше, ніж робочі задачі 🙁

Тому ми пропонуємо вам робочі і особисті задачі ставити один ряд та визначати пріоритетність всіх задач, незважаючи на те, з якої вони категорії. Інколи може бути перерва в роботі, яку можна заповнити важливим особистим дзвінком, або особиста справа є дуже пріоритетною і її потрібно зробити, незважаючи на стан робочих справ. Для всіх цих ситуацій загальний план задач буде дуже корисним.

Читайте також: Як планувати своє життя? Топ 6 програм для планування.

6. Регулярно переглядайте плани та коригуйте їх

Заплануйте собі час для перегляду всіх ваших записів. Це може бути щодня, щотижня або щомісяця, в залежності від того, як глибоко ви плануєте всі свої справи.

Дуже важливо в запланований час звіряти абсолютні всі джерела, де ви могли щось записувати: додатки на телефоні, пошта, незакриті вкладки в браузері, паперові планери, месенджери, замітки.

Далі ви обробляєте це все, і заносите в фінальний план, якому і будете слідувати. Справа в тому, що інформація з різних джерел може губитися та втрачатися, а ви будете відчувати себе розсіяним в такому випадку.

7. Старайтеся працювати концентровано і не перемикатися між різними задачами

В цьому вам може допомогти методика “Помодоро” від Франческо Черілло. Суть її в тому, щоб ставити собі таймер на 25 хвилин і в цей час працювати лише над однією задачею і не відволікатися на інші. Після того, як пройде 25 хвилин, у вас буде 5 хвилин, щоб перепочити, відповісти на повідомлення, які встигли прийти за цей час або взяти в роботу нові задачі. Є спеціальні додатки, по типу “Pomofocus”, в яких можна втоматично виставити таймер та отримувати сповіщення, коли період роботи закінчується.

Бажано за день виконувати не менше 3 таких “помідорок”. В такому випадку ви помітите значне підвищення вашої продуктивності.

8. Вибирайте правильний час для зустрічей

Якщо ви пам’ятаєте один з пунктів, чому ми нічого не встигаємо, там йшлося про те, що маленькі проміжки часу між зустрічами ми сприймаємо як очікування зустрічі, а не як можливість зробити щось корисне. Пропонуємо змінити цю систему на наступну.

Старайтеся призначати всі зустрічі чи поїздки на початок робочого дня, з невеликими проміжками часу між кожною подією.

В такому випадку ви витратите лише декілька годин робочого дня на зустрічі, а далі зможете повністю концентруватися на робочих задачах до кінця дня. А по-друге, морально вам буде значно легше. Адже ви розумієте, що не залишилось подій, які прив’язані до конкретного проміжку часу і під які потрібно адаптувати інші справи.

9. Правильно зберігайте інформацію

Ми говоримо про інформацію, як знання, які не потребують виконання, але можуть бути корисні для виконання проектів чи задач в майбутньому. Це може бути збережена корисна стаття по вашій спеціальності, допоміжні таблиці від керівника або інформація про те, над чим зараз працює колега. Важливо правильно зберігати та категоризувати цю інформацію

Важливе правило: ви маєте зберігати інформацію так, щоб в потрібний час легко змогли її знайти

Неважливо, як це буде. Це будуть паперові замітки, спеціальна сторінка в додатку для планування, текстовий файл Word чи інші способи. Скоріше за все, у вас буде декілька джерел, де ви зберігаєте інформацію. Головне, розділяйте цю інформацію за категоріями, можливо ставте пріоритетність або використовуйте будь-які зручні для вас прийоми. Але не перестарайтеся, щоб не заплутатися у власній системі 🙂

10. Складіть список задач на “невизначений час”

Очікування зустрічі, стояння в черзі, поїздка в метро і т.д. Якщо задуматися, ми витрачаємо просто купу часу на ці події, він просто проходить марно. Крім того, коли в очікуванні ви зайняті лише очікуванням, час летить нестрепно довго.

Тому ми пропонуємо вам скласти список задач, якими можна займатися в ті проміжки часу, які зайняті очікуванням. Це може бути почистити пошту або пам’ять телефону, заздалегідь завантажити та послухати аудіокнигу чи подкаст, сортувати ваші нотатки та багато іншого.

Так ви вбиваєте двох зайців одразу: і корисно проводите час, і очікування проходить значно швидше 🙂

11. Вимкніть зайві сповіщення

Візьміть ваш телефон чи ноутбук і зайдіть в налаштування сповіщень. Вимкніть абсолютно всі непотрібні сповіщення з ігор, чи неважливих додатків і залиште тільки ті, де вам справді потрібні сповіщення.

Також важливо вимкнути всі неважливі сповіщення з кожної соціальної мережі чи пошти. Наприклад, в Фейсбук чи Інстаграм для вас важливим є тільки особисті повідомлення, а кому з ваших друзів сподобався допис іншого, ймовірно, тільки відволікає. Така ж історія з поштою: туди мають приходити тільки важливі повідомлення від ваших колег чи потенційних клієнтів, а не дайджест товарів зі знижкою. Це все краде наш час і увагу, що значно впливає на продуктивність

Читайте також: Цифрова гігієна. 10 основних правил, як забезпечити інформаційну безпеку

12. Виділяйте час для відповідей на повідомлення

Якщо під час робочого дня вам часто пишуть по робочим питання, ви розумієте, як відволікають постійні переписки чи дзвінки. Тому спробуйте наступний прийом.

Не відповідайте на повідомлення чи дзвінки одразу, а виділяйте спеціальний час для цього, наприклад 5 хвилин кожні 30 хвилин.

В цього прийому є одразу 2 вигоди. По-перше, ви будете працювати більш концентровано. А по-друге, тут спрацьовує принцип економії масштабу. Цей принцип полягає в тому, що якщо ви робите декілька однотипний дій одразу, значно скорочується час на виконання кожної окремої дії.

Простий приклад: якщо ми миємо одразу 10 тарілок, час на миття однієї тарілки значно скорочується в порівнянні з тим, якщо б ми мили лише одну тарілку за один раз. Так само і з вхідними повідомленнями. Якщо ви відповідаєте одразу на декілька повідомлень, це займає менше часу, ніж якщо ви будете відповідати на кожне повідомлення в окремий проміжок часу. Тому чим за довший термін ви можете назбирати повідомлень, тим краще.

13. Заплануйте час на соціальні мережі

Якщо ви багато часу проводите в соціальних мережах і вас це турбує, не потрібно одразу від них відмовлятися. Просто зробіть споживання контенту контрольованим.

Заплануйте в вашому робочому дні час на перегляд відео в “тік-ток” або листання стрічки Інстаграм.

Так ваш мозок не буде відчувати стрес через дефіцит, а ви зможете працювати продуктивно, адже знаєте, що у вас точно буде час на відпочинок.

14. Складіть чек-листи на типові задачі

Ми часто виконуємо однотипні задачі, які мають певний алгоритм. І нам постійно потрібно продумувати цей алгоритм заново.

Ми пропонуємо вам скласти чек-листи на типові задачі, які повторюються регулярно: збори в подорож, прибирання квартири, публікація посту, робота над новим проектом, складання звіту, тощо

В майбутньому вам буде значно легше розпочати роботу над цими задачами, адже у вас уже буде готовий план дій, якому потрібно слідувати.

Якщо хочете більш поглиблено розібратися в темі планування, рекомендуємо добірку книг, яку ми зібрали в статті Як правильно розподіляти свій час? Топ-5 книг про планування

Висновок

Тепер ви знаєте як ефективно планувати свій день так, щоб залишалося місце для відпочинку. Сподіваємось, наші поради стануть вам у нагоді та підвищать продуктивність. Зберігайте цей пост собі та поширюйте друзям, якщо він був для вас корисним. І пам’ятайте, все починається з нас самих.