Як встигати більше за меншу кількість часу: топ-5 порад

Кожен з нас стикався з ситуацією, коли ні на що не вистачає часу. В нашій голові постійно звучить питання “Як встигати більше?”. Ми записуємо список справ, а в кінці дня розуміємо, що не виконали навіть половину з них. І так з дня у день. Невиконані справи накопичуються, а прогресу немає.

Сьогодні ми розкажемо, як планувати свій день так, щоб встигати більше за меншу кількість часу, і впенено рухатись до своїх цілей.

Виділяйте головне, відсіюйте зайве

Однією з найбільших помилок є прагнення братись за все і одночасно. Невміння виділяти важливе і відсіювати все інше, призводить до того, що ми постійно зайняті, але до цілей не наближаємось.

Виправити це можна наступним чином:

Сядьте і напишіть список своїх глобальних цілей, з якими ви працюєте зараз. Далі проаналізуйте свій типовий розпорядок дня, і співставте типові щоденні задачі з мастабними цілями. Подумайте, чи сходяться ваші дії з метою?

Наприклад, якщо ваша ціль підвищити кваліфікацію і стати гарним спецалістом у вашій справі, а замість цього ви щодня виконуєте рутинні задач і берете проекти, які не те що не допомагають зростати, а й тягнуть вниз, у вас явно проблеми.

Якщо сьогодні, завтра, через тиждень і навіть через місяць ви виконуєте одну й ту саму рутину, у вас просто немає шансу прийти до тієї точки, про яку ви мрієте.

Замість цього буде правильним написати список з маленьких дій на шляху до вашої цілі, а потім включати їх в щоденний розпорядок. Це може бути щось дуже незначне, що не потребує багато часу, наприклад, прочитати 1 тематичну статтю або проаналізувати вакансії та актуальні навички в вашій професії. Головна умова – виконувати такі дії регулярно. І хоч і вони незначні, через деякий час регулярного виконання таких маленьких задач ви обов’язково помітите, як зростаєте і рухаєтесь в потрібному напрямку.

Дуже гарно ця тема описана в книзі Ґреґ Маккеон «‎Есенціалізм». Дуже радимо для прочитання, якщо у вас є проблеми з тим, щоб виділяти важливе, а не хапатись за все і одразу.‎

Читайте також: «‎Як досягати своїх цілей? Нетипові поради за Есенціалізмом»‎

Пишіть план дня і слідуйте йому, щоб все втигати

Багато людей недооцінують важливість планування дня (тижня, місяця, року). Вони думають, що плани будуть їх обмежувати і загянти в рамки. Проте, якраз таки, все навпаки. План допомагає тримати фокус на тому, що для нас справді важливо, і не відволікатись на неважливі речі.

Ось декілька порад в складанні ефективного плану дня:

1. Регулярно звіряйте план дня зі списком цілей, чи є в щоденному розпорядку дії, які наближають вас до цілей?
2. Вписуйте в план не лише робочі задачі, а й всі інші. Наприклад, сходити в магазин, зробити перерву на каву чи подивитись фільм з родиною є не менш важливими задачами, ніж робочі дзвінки і на них теж варто «‎бронювати» час. Можна розділити план дня за категоріями: робота, сім’я, особисті справи, розвиток, тощо.
3. ‎Виставляйте пріоритет в задачах. Можна або нумерувати задачі за пріоритетом, або просто ставити на початок списку ті задачі, які потрібно виконати першими. І розпочинайте роботу над задачами в такому ж порядку, як ви визначили пріоритет. Тобто, якщо декілька останніх по важливості задач не буде виконано, ви мало що втратите і будете задоволені собою, адже з важливими задачами ви впорались.

План дня це як ваша дорожня карта. Не забувайте коригувати його, якщо є така необхідність або залишати вільні віконця, коли не до кінця зрозуміло, що ви будете робити в цей день.

Більш детально принципи ефективного планування ми описали в статті: «Ефективне планування. Як планувати свій день так, щоб залишалося місце відпочинку?‎»‎

Працюйте зосереджено, не відволікайтесь

Запорука того, щоб встигати більше за меншу кількість часу – працювати зосереджено і ні в якому разі не намагатись робити декілька справ одночасно.

Вже давно доведено, що мозок не може ефективно працювати над декількома задачами одночасно, адже увага розсіюється.

Якщо ви хочете зробити максимум за невеликий проміжок часу, ось вам алгоритм дій:

1. Вимкніть всі сповіщення в чатах, а ще краще вимкніть звук і переверніть телефон вниз екраном.
2. Озирніться і приберіть з робочого місця все, що може відволікати: приберіть сміття, заховайте всі смаколики, вимкніть YouTube.
3. Якщо вас оточують посторонні шуми, ввімкніть легку музику в навушниках, яка буде сприяти продуктивній роботі.
4. Поставте собі таймер (наприклад, Помодоро), і працюйте зосереджено, доки не зазвучить сповіщення про закінчення часу.

Гарантуємо вам, що за цих 20 хвилин чи годину ви зможете зробити більше, ніж за цілий день, коли вас постійно смикають.

Не забувайте робити перерви

Ще одна запорука продуктивної роботи – давати мозку можливість відпочити і перезавантажитись.

Але важливий момент: не завжди те, що є відпочинком для вас, так само є відпочинком для мозку. Перегляд тік-токів чи розмова з колегою – не відпочинок. Такі речі ще більше завантажують мозок, що потім обов’язково вплине на вашу продуктивність.

Гарними прикладами відпочинку буде коротка медитація (5-10 хвилин), прогулянка по вулиці або будь-яка інша фізична активність. Навіть прибирання краще розвантажить ваш мозок, ніж бездумне гортання стрічки в соціальних мережах.

Такі перерви варто давати собі через кожні годину-дві продуктивної роботи. Не обов’язково кожен раз йти на прогулянку. Достатньо встати з робочого місця і сходити за смачною кавою або просто закрити очі і декілька хвилин так посидіти. Так мозок встигне перезавантажитись, і буде готовий продовжити роботу.

Щовечора аналізуйте свій день, робіть висновки

Дуже важливо наприкінці робочого дня виділити декілька хвилин на те, щоб співставити намічений план дня з тим, що реально вдалося зробити.

Якщо з якимись задачи ви впорались майстерно, обов’язково відмітьте це і похваліть себе за успіхи. Дуже добре, якщо ви ведете щоденник успіху, обов’язково впишіть туди цю справу.

Якщо якусь частину часу ви витратили на прокрастинацію або безглузду рутину, не варто себе картати за це. Просто подумайте, чому так могло статися, та що можна зробити по-іншому завтра, щоб це не повторилось.

Як боротися з прокрастинацією, ми описали в статті: «‎‎Прокрастинація. Що це за стан та як впоратися з відкладанням справ на потім?»

Також буде не зайвим ще раз перевірити, чи найблизились ви сьогодні до цілі, хоча б маленьким кроком?

Такий аналіз є дуже корисним адже допомагає краще зрозуміти, чи в правильному напрямку ми рухаємось та спонукайте працювати над помилками, щоб кожен наступний день був краще попереднього.

Висновок

Ось така добірка порад у нас вийшла на тему:‎ “‎Як встигати більше за меншу кількість часу”. Сподіваємось, вона стане вам у нагоді, допоможе швидше рухатись до ваших цілей, і підкорювати нові вершини. Зберігайте статтю собі, щоб не загубити та надсилайте друзям. І пам’ятайте, що все починається з нас самих!